A reunião de condomínio é um evento necessário em todos os empreendimentos. Para que seja produtiva e efetiva na solução de problemas, contudo, é necessário que seja organizada com antecedência e com planejamento, uma vez que estar atento aos detalhes faz toda a diferença no resultado final.
E se você tem dificuldades em organizar reuniões de condomínio, fique tranquilo, pois, neste texto, vamos te mostrar cinco dicas simples que vão te ajudar no planejamento do evento.
Antes de conferir as dicas, entretanto, é essencial que você compreenda a importância de uma reunião de condomínio. Pois, é nela que os moradores demonstram críticas e elogios, que, com certeza, podem ajudar a fazer um trabalho mais assertivo e eficiente a cada dia.
Agora que você já sabe a importância das reuniões de condomínio, vamos às dicas para uma organização eficiente.
Como organizar uma reunião de condomínio produtiva?
1. Elabore uma pauta
No documento, você deve apontar quais tópicos serão discutidos pelos condôminos durante o encontro. Anote o máximo de informações possível sobre os temas, para que, no dia da reunião, você possa transmitir todo o contexto aos moradores.
No dia da reunião, leia a pauta para os condôminos e explique que, durante o encontro, as discussões devem estar restritas aos assuntos mencionados. O planejamento prévio do evento garante que o tempo de todos seja otimizado e melhor aproveitado.
2. Convoque os condôminos com antecedência
Todos temos compromissos no dia a dia. Por isso, convocar os moradores para uma reunião de condomínio com antecedência é um passo essencial. Na convocação que pode ocorrer por escrito ou por meio de plataformas digitais e/ou redes sociais, é importante que você informe o local, o horário e os temas que serão abordados.
3. Evite conflitos e discussões de assuntos que não estão na pauta do dia
No momento de conduzir a reunião de condomínio, é fundamental que você evite conflitos entre os moradores. Não permita que os condôminos discutam de forma agressiva, uma vez que essa atitude pode prejudicar o andamento da assembleia.
Não se esqueça, também, de informar os moradores que, durante a reunião, não serão discutidos assuntos que não estavam previstos na pauta. Isso, com certeza, irá evitar discussões desnecessárias.
4. Conduza a reunião de maneira impessoal e objetiva
Uma dica fundamental, mas que, muitas vezes, passa despercebida, é a condução da reunião de forma impessoal e objetiva. Procure abordar os assuntos e determinar as discussões de acordo com os interesses gerais, para que todos sejam beneficiados.
5. Fique atento ao pós-reunião
Antes de anunciar o fim da reunião, é importante mencionar quais assuntos foram discutidos durante a assembleia e quais foram as decisões tomadas.
Depois de dispensar os moradores, se reúna com a mesa mediadora, caso haja, e faça uma revisão dos tópicos. Insira todas as informações na ata da reunião e verifique os indivíduos que serão responsáveis por cada uma das tarefas descritas.
Por fim, não se esqueça de mostrar aos condôminos que a presença de todos são indispensáveis, uma vez que, segundo a Legislação, os moradores que não comparecem devem aceitar as decisões tomadas durante a reunião.
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